05.01.02.15 (Bayern) Durchführen von Sekretariats-/ Assistenzaufgaben 2

EA

Die Aufgabe umfasst Sekretariatsaufgaben sowie die Mitarbeit im Sachgebiet. Hierzu gehört die Organisation und Überwachung von Postdurchlauf und Terminen, das Einholen von Unterschriften, das Führen und Organisieren der Büroablage, das Verwalten und Bestellen von Büromaterial und die Betreuung von Besuchern. Das Führen und Organisieren der Büroablage beinhaltet auch die Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme sowie die Klassifizierung der Dokumente. Die Bearbeitung des Schriftverkehrs für den Vorgesetzten bzw. das Team umfasst das Schreiben von Korrespondenz ggf. in einer gängigen Fremdsprache (i.d.R. Englisch). Darüber hinaus ist die Abwicklung der sekretariatstypischen Kommunikation wie z.B. Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen, durchzuführen. Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen ( wie z.B.: Besprechungen, Sitzungen, Work- shops) und Reisen. Erledigung der nachgelagerten Abrechnung. Hinzu kommt die inhaltliche Mitarbeit im Sachgebiet durch die Bearbeitung diverser Statistiken und Unterlagen für Vorträge, Geschäftstermine, Planungen (z.B. Projekte, Budget), sowie die Erstellung von Berichten, Grafiken und Präsentationen nach Stichworten für die ggf. fehlende Informationen einzuholen sind. Beantwortung aufgabenbezogener Anfragen von internen und externen Stellen. Das beinhaltet auch die Betreuung fachspezifischer Themen: wie z.B. Verwaltung von Arbeitszeitkonten, Firmenwagen-Leasing. Am Beispiel Firmenwagenleasing bedeutet dies: Informationen über Leasingfahrzeuge und deren Bedingungen anhand der bestehenden Rahmenverträge aufbereiten und darstellen. Verfolgen und betreuen der Leasingverträge. Klärungen für die bei der Nutzung der Fahrzeuge auftretenden Fragen, wie z.B. Fahrzeugwechsel, Unfall, Versicherung, Steuern.

BBG

Sekretariatsaufgaben sowie die Mitarbeit im Sachgebiet erfordern Kenntnisse und Fertigkeiten, wie sie in der Regel durch eine einschlägige mindestens dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, erworben werden. Aufgrund der Aufgabenstellung sind erweiterte fachspezifische Zusatzqualifikationen, wie zum Beispiel Sekretariatsausbildung und sachgebietsbezogene Erfahrung notwendig.